در حسابداری، فرآیند خرید کالا یکی از بخش‌های مهم است که تأثیر مستقیم بر جریان‌های مالی و موجودی سازمان دارد.مدیریت مؤثر این فرآیند، نه‌تنها به بهینه‌سازی هزینه‌ها کمک می‌کند، بلکه با تنظیم دقیق رویه‌های مالی، از صحت و دقت اطلاعات حسابداری نیز اطمینان حاصل می‌کند.در این مقاله، مراحل خرید کالا را به صورت کاربردی و مرحله‌به‌مرحله بررسی خواهیم کرد تا این فرآیند برای سازمان‌ها و حسابداران آسان‌تر و بهینه‌تر شود.
۱.تشخیص نیاز و تهیه درخواست خرید
اولین گام در فرآیند خرید کالا، تشخیص نیاز سازمان به کالا یا خدمات خاص است.این نیاز معمولاً توسط دپارتمان‌های مختلف شناسایی می‌شود و درخواست خرید برای تأمین این نیاز به واحد حسابداری یا خرید ارسال می‌گردد.درخواست خرید شامل مشخصات دقیق کالا یا خدمات، تعداد، نوع، و زمان مورد نیاز است.این درخواست در سیستم حسابداری ثبت می‌شود تا اطلاعات لازم برای مراحل بعدی خرید فراهم گردد.
ثبت درخواست خرید در سیستم، کمک می‌کند تا تمام سوابق مربوط به خرید کالا به‌صورت منظم و شفاف در دسترس باشند و هرگونه مغایرت به راحتی شناسایی شود.
۲.بررسی و تأیید درخواست خرید
در این مرحله، درخواست خرید به واحد مالی یا مدیریت ارجاع داده می‌شود تا از لحاظ بودجه و ضرورت خرید بررسی و تأیید شود.این تأییدیه معمولاً توسط مدیر مالی یا مدیر بخش مربوطه انجام می‌شود.در این مرحله، تأیید یا رد درخواست خرید بر اساس اهمیت و نیاز واقعی سازمان صورت می‌گیرد.
تأیید درخواست، نشان‌دهنده اطمینان از صحت نیاز و بودجه کافی برای خرید کالا است و در بسیاری از سازمان‌ها این فرآیند با استفاده از سیستم‌های ERP یا سیستم‌های حسابداری انجام می‌شود تا سوابق مالی به‌صورت دقیق ثبت و کنترل شوند.
۳.انتخاب تأمین‌کننده و درخواست پیش‌فاکتور
پس از تأیید درخواست خرید، واحد خرید یا حسابداری، تأمین‌کنندگان مختلف را بررسی و مقایسه می‌کند.در این مرحله، تأمین‌کنندگان مختلفی که می‌توانند کالا را با شرایط و قیمت مناسب عرضه کنند، شناسایی می‌شوند.معمولاً از تأمین‌کنندگان معتبر و مورد اعتماد درخواست پیش‌فاکتور می‌شود تا قیمت، شرایط تحویل، و سایر جزئیات مشخص شود.
این مرحله به سازمان کمک می‌کند تا بهترین گزینه را از نظر هزینه و کیفیت انتخاب کند.پیش‌فاکتورها در سیستم حسابداری ثبت می‌شوند تا در مراحل بعدی به عنوان سند مرجع استفاده شوند.
۴.صدور سفارش خرید (Purchase Order)
پس از بررسی پیش‌فاکتورهای دریافتی و انتخاب بهترین تأمین‌کننده، سفارش خرید یا Purchase Order (PO) صادر می‌شود.سفارش خرید سندی رسمی است که شرایط خرید، قیمت، تعداد کالا، و تاریخ تحویل را به تأمین‌کننده اعلام می‌کند.این سند به‌عنوان تعهد رسمی از طرف سازمان به تأمین‌کننده محسوب می‌شود.
در سیستم‌های حسابداری، ثبت سفارش خرید امکان پیگیری و کنترل دقیق خرید را فراهم می‌کند و به سازمان کمک می‌کند تا در هر لحظه از وضعیت سفارشات خود اطلاع داشته باشد.
۵.دریافت کالا و بررسی کیفیت
پس از ارسال سفارش خرید و تأیید آن توسط تأمین‌کننده، کالا به انبار یا محل سازمان تحویل داده می‌شود.در این مرحله، مسئولین انبار یا واحد مربوطه کالاهای دریافتی را بررسی و تطبیق می‌دهند تا از نظر کیفیت و تعداد با سفارش خرید همخوانی داشته باشد.همچنین ممکن است برخی سازمان‌ها اقدام به آزمایش کیفی کالاها کنند تا از کیفیت آن‌ها مطمئن شوند.
در این مرحله، رسید کالا یا Goods Received Note (GRN) تهیه می‌شود و در سیستم ثبت می‌شود تا به عنوان مدرک دریافتی در حسابداری و کنترل موجودی قابل دسترسی باشد.
۶.ثبت سند حسابداری و افزایش موجودی انبار
پس از تأیید دریافت کالا، واحد حسابداری با استفاده از رسید کالا، عملیات ثبت سند حسابداری خرید را انجام می‌دهد.در این سند، حساب‌های مربوط به موجودی انبار و حساب‌های پرداختنی به تأمین‌کننده (بدهی) به‌روزرسانی می‌شود.این کار باعث می‌شود تا سیستم حسابداری وضعیت مالی را به‌درستی منعکس کند.
ثبت افزایش موجودی انبار و بدهی به تأمین‌کننده، بخشی از حسابداری تعهدی است که به سازمان کمک می‌کند تا هزینه‌ها و موجودی‌ها را به‌طور دقیق و به‌روز مدیریت کند.
۷.دریافت فاکتور از تأمین‌کننده
تأمین‌کننده، پس از تحویل کالا، فاکتور فروش خود را برای سازمان ارسال می‌کند.این فاکتور شامل جزئیات کامل خرید، مانند قیمت واحد، تعداد کالا، مالیات و شرایط پرداخت است.واحد حسابداری باید فاکتور را بررسی کند تا با سفارش خرید و رسید کالا تطابق داشته باشد.
این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا فاکتور فروش، سند اصلی برای پرداخت به تأمین‌کننده است و باید با سایر اسناد خرید همخوانی داشته باشد.
۸.ثبت بدهی و پرداخت به تأمین‌کننده
پس از تطبیق فاکتور با سفارش خرید و رسید کالا، واحد حسابداری بدهی مربوطه را در حساب‌های پرداختنی ثبت می‌کند.این بدهی شامل مبلغ فاکتور به همراه مالیات و سایر هزینه‌ها است.سپس، واحد حسابداری بر اساس شرایط توافق شده با تأمین‌کننده، پرداخت را انجام می‌دهد.
پرداخت می‌تواند به‌صورت نقدی، چک یا انتقال بانکی باشد و باید در سیستم حسابداری ثبت شود تا وضعیت بدهی‌ها به‌روز گردد و شفافیت مالی حفظ شود.
۹.بایگانی اسناد خرید و نظارت بر موجودی انبار
پس از اتمام خرید و پرداخت، تمام اسناد مربوط به فرآیند خرید مانند سفارش خرید، فاکتور، رسید کالا و اسناد پرداخت باید در سیستم بایگانی شوند.این اسناد به‌عنوان مدارک رسمی و مرجع در حسابداری نگهداری می‌شوند و برای گزارش‌گیری‌های مالی و حسابرسی قابل دسترسی خواهند بود.
علاوه بر این، واحد حسابداری باید به‌صورت دوره‌ای موجودی انبار را بررسی کند تا از انطباق آن با سوابق حسابداری اطمینان حاصل کند.
۱۰.ارزیابی فرآیند خرید و بهبود مستمر
در نهایت، واحد حسابداری و مدیریت خرید، به‌صورت دوره‌ای فرآیند خرید را ارزیابی و تحلیل می‌کنند تا نقاط قوت و ضعف آن شناسایی شود.این ارزیابی شامل بررسی کیفیت تأمین‌کنندگان، زمان تحویل، هزینه‌ها و میزان انطباق خریدها با بودجه است.
این تحلیل به سازمان کمک می‌کند تا فرآیند خرید را بهبود دهد و از اشتباهات گذشته در خریدهای آینده جلوگیری کند.
نتیجه‌گیری
مراحل خرید کالا در حسابداری به دقت و نظم زیادی نیاز دارد و اجرای صحیح این مراحل به سازمان کمک می‌کند تا جریان‌های مالی و موجودی خود را به‌درستی مدیریت کند.رعایت این مراحل باعث شفافیت مالی، کاهش هزینه‌ها و بهبود روابط با تأمین‌کنندگان خواهد شد و سازمان را در مسیر بهبود مستمر و موفقیت مالی قرار می‌دهد.
